Privacybeleid (AVG) - Huishoudelijke Reglement

                                                                                                                                                 

Privacybeleid Motorclub Olland (MC Olland)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Concreet houdt de AVG in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Organisaties o.a. verenigingen die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus motorclubs, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel uw vraag dan gerust via de menuknop "contact" op deze website.

Aanmelding / toestemmingsverklaring
Aan alle nieuwe leden wordt bij aanmelding verzocht om een toestemmingsverklaring AVG in te vullen en te ondertekenen. In deze verklaring wordt toestemming gegeven om de hieronder vermelde persoonsgegevens te verwerken en waarom wij deze gegevens nodig hebben en voor welke doeleinden deze worden gebruikt.

Persoonsgegevens die wij verwerken
MC Olland verwerkt persoonsgegevens over u welke u zelf aan ons heeft versterkt voor uw aanmelding lidmaatschap. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Ø  Voor- en achternaam.

Ø  Adresgegevens .

Ø  Telefoonnummer.

Ø  E-mailadres.

Ø  Bankrekeningnummer.

Waarom wij deze gegevens nodig hebben

MC Olland verwerkt uw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:

Ø  U op te nemen in de mailinglijsten voor de nieuwsbrieven en digitale informatieverstrekking vanuit de vereniging.

Ø  U, via email en/of telefoon, informeren /  benaderen voor clubactiviteiten - SMC-activiteiten. O.a. tourritten – motorweekenden - feestavonden –  evenementen - vergaderingen.  

Ø  Het opnemen van uw persoonsgegevens (lidnummer - voornaam – achternaam - adres - telefoonnummer – emailadres – bankrekeningnummer) in een digitaal ledenbestand (beheerd door de secretaris – penningsmeester).

Ø  Het opnemen van uw persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer) in het clubblad, zodat andere leden u kunnen benaderen.

Ø  Uw gegevens (voor- en achternaam) vermelden in ritverslagen, gepubliceerd in het clubblad en op de website www.mcolland.nl.

Ø  Publiceren van foto’s en/of filmpjes van u in het clubblad en op de website www.mcolland.nl van de vereniging.

Foto's - filmpjes
De vereniging maakt regelmatig foto's en filmpjes van clubactiviteiten, tourritten en het motorweekend. Deze kunnen worden geplaatst op de website en in het clubblad. Deze worden slechts gebruikt vanuit nieuwswaarde en/of promotionele ondersteuning en uitstraling.

Cookies
MC Olland gebruikt geen cookies.

Hoe lang we gegevens bewaren
MC Olland zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
MC Olland zal bij opzegging uw persoons- en adresgegevens bewaren in een zogenaamd slapend bestand om eventueel te kunnen gebruiken bij een reünie of jubileumviering.

Delen met anderen
MC Olland zal de door u verstrekte gegevens aan niemand verstrekken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om MC Olland een verzoek te doen tot inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen vier weken een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek tot inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde indienen via de menuknop "contact" op deze website of door direct contact op te nemen met een bestuurslid. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen.

Beveiliging persoonsgegevens
Wij treffen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van MC Olland. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. Wij raden u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Wijziging van het privacybeleid
MC Olland past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons privacyverklaring worden opgenomen. MC Olland raadt u dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal MC Olland er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Contactgegevens
Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of MC Olland wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via email of via de secretaris

Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Huishoudelijk Reglement Motorclub Olland

Voor een huishoudelijk reglement gelden de volgende regels:

  •       Wijzigingen in het huishoudelijk reglement hoeven, in tegenstelling tot wijzigingen in de statuten, niet via de notaris gepasseerd te worden.

  •       Het huishoudelijk reglement mag niet in tegenspraak zijn met de statuten; de statuten zijn altijd leidend.

  •       Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering.

  •       Het huishoudelijk reglement is openbaar en kan door belangstellenden worden opgevraagd.

De vereniging

Motorclub Olland heeft als doelstelling het bevorderen van de motorsport in Olland en het behartigen van de belangen van motorrijders in het algemeen en die van haar leden voor zover die verband houden met motorrijden. Het onderhouden en bevorderen van de vriendschapsverbanden onder haar leden. Wij doen dit door:

  •       het organiseren / houden van tourritten en clubtochten;

  •       het deelnemen aan tourritten van andere motorclubs;

  •       het organiseren van evenementen op motorgebied,

  •       het samenwerken met bevriende motorclubs (SMC) in de regio MC D’n Dommel (Sint Oedenrode), MC Liempde (Liempde) en MTC Joy Ride (Schijndel).

Hiervoor organiseert de club regelmatig toertochten en andere gezelligheidsevenementen. Dit betekent samen op een zo veilig mogelijke manier motorrijden. Door deel te nemen aan de activiteiten bevestigen de deelnemers dat zij akkoord gaan met deze regels van de Motorclub Olland, omschreven in dit huishoudelijk reglement.

Het bestuur

  •       Het bestuur bestaat uit ten minste drie leden, onze keuze is vijf leden, die worden gekozen en benoemd door de Algemene Leden Vergadering.

  •       De bestuursleden voorzitter, secretaris en penningmeester nemen zitting in het bestuur voor een periode van drie jaren.

  •       De verkiezingen vinden plaats tijdens de ALV die in januari van het kalenderjaar wordt gehouden.

  •       Bestuursleden voorzitter, secretaris en penningmeester treden af aan het einde van het derde jaar na hun benoeming en wel volgens een door het bestuur op te stellen 3-jaarlijks rooster, zoals hieronder weergegeven:

2022: voorzitter

2023: secretaris

2024: penningmeester

  •       Aftredende bestuursleden kunnen zich terstond herkiesbaar stellen.

  •       Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature wordt daarin voorzien op de eerstvolgende ALV.

  •       Bij ontstentenis van de voorzitter kiezen de overige bestuursleden uit hun midden een waarnemend voorzitter, die ten aanzien van de periodieke aftreding de plaats van zijn voorganger inneemt.

  •       Indien in het bestuur een vacature ontstaat, blijven de overblijvende bestuursleden een bevoegd college vormen. In dat geval zijn de overblijvende bestuursleden bevoegd tot de eerstvolgende ALV zelf vervanging voor de ontstane vacature te regelen. In het geval van twee vacatures zal tussentijds via email wisseling aan de leden worden gevraagd wie interesse heeft in de vacante bestuursfunctie. Dit resultaat wordt per email teruggekoppeld met de vraag of de leden akkoord kunnen gaan met de voorgestelde interim benoeming. Op de eerstvolgende ALV kan dan een bestuursverkiezing annex definitieve benoeming plaats vinden.

  •       Het bestuur kan zich laten bijstaan door, en kan bepaalde taken delegeren. Het bestuur draagt de verantwoordelijkheid voor de handelingen van de feestcommissie (o.a. jaarlijkse organisatie van de feestavond), kascontrolecommissie, activiteiten, webmaster en tourrittencoördinator.

  •       Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om onmiddellijk na het beëindigen van hun functie, de onder hun berusting zijnde stukken met betrekking tot door hen ondernomen activiteiten ten behoeve van de vereniging, aan het bestuur af te dragen.

       Het huishoudelijk reglement van Motorclub Olland is een verzameling regels en richtlijnen, die een aanvulling zijn op de statuten.

  •       Alle leden houden zich aan het huishoudelijk reglement.

  •       Met ingang van 25 mei 2018 is de Europese Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden, waaraan ook motorclub Olland zich conformeert, zie hiervoor het privacy reglement Motorclub Olland.

  •       Het huishoudelijk reglement geeft invulling aan de nieuwe wet 'Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die in juli 2021 is ingegaan.

  • Het bestuur bestuurt de vereniging, gaat verplichtingen aan met derden en onderhoud contacten met de omgeving.

  • Alle bestuursleden zijn gelijkwaardig en hebben een gelijkwaardige stem.

  • Voor de uitvoering heeft het bestuur een rol- respectievelijke taakverdeling zoals hierna in de specifieke functies omschreven.

  • Het bestuur kan de leden betrekken bij de uitvoering van activiteiten onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Tot de bevoegdheden van het bestuur behoren de volgende zaken:

  • het oproepen tot een algemene vergadering;

  • het vaststellen van de agenda

  • het doen van voorstellen voor clubactiviteiten;

  • invulling en uitvoering van clubactiviteiten;

  • het aangaan van verplichtingen met derden ten behoeve van de realisatie van de clubactiviteiten;

  • het communiceren over de club en haar activiteiten.

Het bestuur is niet bevoegd om verplichtingen aan te gaan waarvan niet aannemelijk is dat deze kunnen worden nagekomen. Alle activiteiten moeten binnen de Nederlandse wettelijke regels plaatsvinden.

De voorzitter

De voorzitter is zowel binnen als buiten de club het gezicht van de vereniging.

Zijn of haar taken zijn:

  •       hij/zij, of bij diens afwezigheid één van de andere bestuursleden, leidt de vergaderingen van het bestuur en van de vereniging (ALV);

  •       de voorzitter regelt de volgorde van behandeling van zaken die op de vergaderingen moeten worden afgedaan en zorgt voor de handhaving van de bepalingen in de statuten en in het huishoudelijk reglement;

  •      de voorzitter verleent het woord aan de sprekers en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen dan wel het woord te ontnemen;

  •       de voorzitter ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van het bestuur en de vereniging.

De secretaris

De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de organisatie.

Zijn of haar taken zijn:

  •       voeren van de correspondentie van de vereniging; van de uitgaande stukken behoudt hij/zij een kopie;

  •       archiveren van ontvangen brieven;

  •       mede ondertekenen van de goedgekeurde notulen van de vergadering en de notulen op papier of digitaal archiveren hiervan. Maken van verslagen en notulen van de diverse vergaderingen, zoals de ledenvergadering en de bestuursvergaderingen;

  •       binnen één maand na de algemene vergadering verzenden van de concept- notulen per email naar de leden;

  •       bijhouden van de ledenlijst, NAW gegevens, e-mailadressen en telefoonnummers;

  •       in overleg met voorzitter en/of penningmeester opstellen en versturen van facturen;

  •       verzenden van convocaties van vergaderingen, bestuursvergaderingen daaronder begrepen en tourritten voor navigatie naar de leden;

  •       het woonadres van de secretaris is het postadres van de vereniging.

De penningmeester

De penningmeester beheert het geld van de vereniging.

Zijn of haar taken zijn:

  •       bijhouden en beheren van de kas. Na iedere activiteit wordt de kas afgeroomd tot € 300,- aan kleingeld. Het kleingeld is wisselgeld ten behoeve van open tourritten;

  •       storten van de opbrengst van open ritten bij, of (privé́) overgemaakt, naar de bankrekening van de vereniging;

  •       het beheren van de bankrekeningen;

  •       doen en ontvangen van betalingen. Betalingen worden alleen gedaan per bank met omschrijving van de aard van besteding;

  •       bijhouden van het kasboek;

  •       bewaken van de plannen van het bestuur aan de hand van een begroting;

  •       in beheer houden van een bankpas voor internet bankieren;

  •       invorderen van de contributies, donaties en toegezegde sponsorbedragen;

  •       betaling boven de 500 euro dient de penningmeester te overleggen met minimaal twee andere bestuursleden.

  •       Indien de kascontrolecommissie (2 leden) op de ALV aangeeft dat de penningmeester op een correcte wijze de ontvangen en betaalde gelden heeft geadministreerd en beheerd, wordt goedkeuring op de ALV beschouwd als een decharge voor de penningmeester voor diens beheer over de geldmiddelen over het afgelopen jaar.

Kascontrolecommissie

De kascontrolecommissie bestaat uit 2 leden, elk jaar valt er een lid af en sluit een nieuw lid aan.

Deze commissie controleert voor de ALV of de penningmeester op een correcte wijze de ontvangen en betaalde gelden heeft geadministreerd.

Webmaster

De webmaster:

  • bouwt en beheert de website (www.mcolland.nl ) in technische zin,

  • actueel houden van deze website.

  • plaatst berichten op de website.

Werkgroep activiteiten

Twee bestuursleden organiseren al dan niet samen met leden activiteiten o.a. de jaarlijkse feestavond, het jaarlijks motorweekend in het buitenland en jubileum activiteiten.

Toerrittencoördinator

Het bestuur kan een lid vragen om een rit samen te stellen t.b.v. eigen clubritten en of open ritten onder verantwoordelijkheid van het bestuur resp. een zittend bestuurslid.
Het is de taak van de toerrittencoördinator om:

  •       de rit te maken in het aantal opgegeven kilometers, die, in de aangegeven windrichting, een route in gpx en track bestand oplevert;

  •       De toerrittencoördinator zorgt voor toezending naar de leden en zorgt ervoor dat bij de openritten iemand aanwezig is op de startlocatie die het bestand kan installeren op een Garmin resp. TomTom navigatie.

  •       De rit is een indicatie voor de te maken route en iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn handelen. Zowel de toerrittencoördinator als de vereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid.

De Algemene Ledenvergadering (ALV)

Een ALV vindt minimaal één keer per jaar plaats in de maand januari.

Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerdere ledenvergaderingen te beleggen. Het bestuur roept minimaal 2 weken voor aanvang van de vergadering de leden bijeen middels een e-mail en plaatsing van de oproep op de verenigingswebsite.

Hierbij wordt ook de agenda vermeld.

Tot de bevoegdheden van de ALV behoren de volgende zaken:

  • voorstel tot wijziging van de statuten;

  • benoemen en afzetten bestuurders;

  • dechargeren van bestuurders;

  • goedkeuring van de begroting en de jaarrekening;

  • het uitsluiten van een lid;

  • het vaststellen van het huishoudelijk reglement;

  • het vaststellen van de tourkalender;

  • indien 10 leden verzoeken om een ALV is het bestuur verplicht een vergadering uit te schrijven en een vooraf ingediend agendapunt op de agenda te plaatsen.

Voorwaarde voor lidmaatschap is toelating en het betalen van de contributie á € 25,-. Zij die in de loop van het verenigingsjaar tot het lidmaatschap van de vereniging zijn toegelaten zijn voor het resterende kalenderjaar contributie verschuldigd van € 3,- per maand. De hoogte van de contributie wordt vastgesteld tijdens de Algemene Leden Vergadering. Het bestuur is bevoegd om leden die niet tijdig aan hun betalingsverplichtingen voldoen, uit te sluiten van deelname aan de activiteiten van de vereniging en eventueel als lid te royeren.

De leden zijn gehouden: de statuten en de reglementen van de vereniging, alsmede de besluiten van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander tot besluitvorming bevoegd orgaan van de vereniging na te leven, de belangen van de vereniging niet te schaden, zich aan de kledingvoorschriften te houden.

De leden zijn voorts verplicht zich jegens elkaar en jegens de vereniging te gedragen naar hetgeen door de redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.

Ieder lid heeft stemrecht op de ALV.

Lidmaatschap geeft recht op deelname aan alle clubactiviteiten.

Leden

Actief lidmaatschap

  •       Een actief lid betaald € 25,-  contributie per jaar.

  •       Een actief lid ontvangt alle e-mails en het clubblad.

  •       Een actief lid mag deelnemen aan de door de club georganiseerde toertochten, motorweekenden en feestavonden bezoeken

  •       Een actief lid mag de ALV bezoeken en heeft stemrecht.  

Sponsor-lid

  •       De hoogte van het te sponsoren bedrag is afhankelijk van de tegenprestatie (25 euro een halve pagina en 50 euro voor een hele pagina in het clubblad).

  •       Een sponsorlid kan naam- en logovermelding verkrijgen in het clubblad en op de website.

  •       Een geldelijke donatie kan alleen door storting op de bankrekening van de club.

  •       De tegenprestatie kan ook bestaan uit een donatie in natura.

  •       Het bestuur beslist wie sponsorlid mag worden alsook over de vorm / hoogte van de donatie.

  •       Op de ALV geeft het bestuur inzage in de gemaakte sponsorafspraken.

Ereleden

naast het in de statuten omschreven lidmaatschap, kent de vereniging ook een erelidmaatschap:

  •       Een erelid is een lid dat op bijzondere wijze is verbonden en/of zich verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging.

  •       Ereleden worden op voorstel van het bestuur, dan wel op schriftelijk verzoek van ten minste 5 leden voorgedragen.

  •       Voor de benoeming is een meerderheid vereist van tenminste de helft der uitgebrachte stemmen op de ALV, plus een.

Beëindiging lidmaatschap

  •       Het lidmaatschap kan door een lid op elk moment worden opgezegd door het sturen van een email naar secretaris van MC Olland.

  •       Het lidmaatschap eindigt dan op het einde van het lopende jaar. Bij een opzegging gedurende het jaar wordt geen contributie geretourneerd.

  •       Op het einde van het jaar worden de NAW gegevens verwijderd uit het ledenbestand.

  •       Het lidmaatschap wordt automatisch beëindigd als het lid niet voor 1 juli van het lopende jaar zijn contributie heeft betaald.

  •       Leden die zich niet houden aan de statuten en clubregels kunnen worden geroyeerd.

Het clubhuis Cafe D’n Toel

De vereniging heeft een clubhuis en maakt gebruik van de gastvrijheid van café D’n Toel, Pastoor Smitsstraat 4 te Olland.

De leden zijn verplicht:

  • de aanwijzingen van het bedienend personeel op te volgen;

  • de bestelde consumpties zelf te betalen;

  • als goed huisvader om te gaan met de gebruikte ruimte en materialen.

Clubactiviteiten

ALV (derde maandag in januari):

  • Voor leden

  • Tijdens de vergadering worden (in de pauze) de consumpties betaald uit de clubkas.

Club-toertochten (zondag en vrijdagavond):

  •      Alleen voor leden, deelname is gratis.

  •      Ongeveer 9 keer per jaar op de eerste zondag van de maand een toertocht van ± 200 km en 3 à 4 keer een avondrit op vrijdagavond van ± 100 km.

  •       Alle leden ontvangen de route en track per email in gpx en gdb bestand.

  •       Maximale groepsgrootte 6-8 motoren.

  •       De vertrek volgorde wordt gedurende de hele rit gehandhaafd zodat inhalen onnodig is en een goed overzicht naar voorrijder en achterrijder.

  •       Ontbreekt de achterrijder dan wacht de voorrijder bij de volgende afslag waar het verantwoord is om te stoppen.

  •       Elke deelnemer aan een clubrit is een individuele deelnemer aan het verkeer en dus zelf verantwoordelijk.

  •       De ritten worden via de computer uitgezet en niet nagereden en zijn dus enkel een indicatie. 

Openrit (eerste zondag in mei):

  •       Voor leden en niet leden.

  •       Niet leden betalen € 7,50  en krijgen in gpx of gdb bestand of als track op de startlocatie bij café D’n Toel.

  •       Leden en SMC-leden betalen € 4,- en krijgen de route vooraf per email toegezonden. Betaling kan per bank of terplekke contant.

  •       Elke deelnemer aan een clubrit is dus per definitie een individuele deelnemer aan het verkeer, rijdt alleen en is dus zelf verantwoordelijk.

  •       De rit is nagereden en gecontroleerd op juistheid echter door festiviteiten, lokale activiteiten kunnen er niet voorziene omleidingen zijn.

Motorweekend:

  •       In het tweede of derde weekend van juni organiseert het bestuur een motorweekend naar het buitenland.

  •       Leden kunnen kiezen voor drie of vier dagen.

  •       Leden geven zich voor eind januari op en betalen.

Feestavond (derde zaterdag in november):

  •       Volgens clubtraditie organiseert het bestuur op de derde zaterdag in november de jaarlijkse feestavond.

  •       De feestavond is voor leden gratis en voor partners 15 euro.

  •       Uitnodiging voor inschrijving per email waarin programma en kosten worden vermeld.

Kledingvoorschrift

Tijdens de motorrit wordt in ieder geval de wettelijk verplichte veiligheidskleding gedragen waaronder een passend motorpak, veiligheidsschoenen en handschoenen. Op de kleding mag een niet aanstootgevend logo staan maar bij voorkeur ons eigen club Logo.

Slotbepalingen

In alle gevallen waarin de wet, de statuten of dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Het huishoudelijk reglement wordt geplaatst op de website www.mcolland.nl.

Organisatie bezetting per 01-01-2022

- Voorzitter                                                      : Tonnie Voets
- Secretaris / webmaster / clubblad             : Joep Claes
- Penningmeester                                           : Joost van de Wetering
- Activiteiten                                                    : Mari Leenderts
- Activiteiten                                                    : Jordy Voets
- Toerrittencoördinator                                   : Albert Verhagen